Le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 modifie les modalités de reliure définitive des arrêtés et des délibérations. De nouvelles normes sont définies pour la qualité du papier, de l’encre et de la reliure en elle-même.
LES NOUVELLES NORMES
Le papier : ISO 9706
La norme ISO 9706 définit les prescriptions pour la permanence du papier. C’est un papier dont les propriétés physico-chimiques accroissent la longévité sans nuire au recyclage. Cette norme exige :
Une solidité minimale mesurée par un test de déchirure
Un contenu minimal en substances neutralisant l’action des acides mesuré par dosage du carbonate de calcium (réserve alcaline)
Un plafond de matières facilement oxydables, fixé par la valeur de l’indice KAPPA
Des valeurs minimales et maximales du Ph du papier, après extraction à l’eau froide
Dans la gamme Bur-O-Live nous vous conseillons d’utiliser les références suivantes : 420860 papier pioneer Blanc 100g et 420857 papier pioneer Blanc 80 gr.
L’encre : ISO 11798
La norme ISO 11798 est destinée à l’écriture, l’impression et la copie de documents. Elle s’applique plus particulièrement aux encres et toner. Cette norme favorise la normalisation des archives. Les exigences sont énoncées en termes de :
Clarté
Résistance à l’eau
Transfert d’images utilisées
Résistance à l’usage et à la chaleur
Effet de l’enregistrement sur la résistance du papier
Cependant pour augmenter la durée de vis de vos registres de délibérations ou d’arrêtés nous vous conseillons quelques protections complémentaires à savoir :
Utiliser pour l’impression de vos arrêtés ou délibérations du papier dont le grammage est compris entre 80 et 100 gr.
Protéger votre stock de papier de la lumière, de la poussière et des polluants
Eviter d’installer vos imprimantes près des fenêtres sources de lumière et de chaleur
DECRET N°2010-783/ ARTICLE 5
Il uniformise la reliure définitive et temporaire des arrêtes et des délibérations en spécifiant certaines règles.
Suite aux problèmes rencontrés notamment dus aux adhésifs (jaunissement des feuilles à cause de l’acidité de la colle), les registres communaux doivent être imprimés sur du papier permanent 100 gr et être reliés. Il faut donc prévoir une marge d’au moins 25 mm à gauche du recto et à droite du verso pour ne pas cacher de texte lors de la reliure.
Les communes de plus de 1000 habitants doivent effectuer leurs reliures définitives des arrêtés et des délibérations tous les ans et les communes de moins de 1000 habitants peuvent le faire tous les cinq ans.
Les registres des délibérations et des arrêtés papiers sont considérés comme les originaux et les supports numériques ont valeur de copies.
Dans un souci d’uniformisation les CCAS sont tenus de faire également la reliure définitive de leurs délibérations.
NOTRE SOLUTION
Afin de vous faciliter ces démarches nous avons mis en place un service spécifique pour les communes et les CCAS.
Nous nous déplaçons directement en mairie (départements 42, 03, 71, 69, 63 et 43) et nous effectuons sur place vos reliures de délibérations et arrêtés. Pour les autres départements vous pouvez nous les expédier et nous vous les renvoyons au plus tard dans les trois jours ouvrés après réception de votre colis.
Nous possédons une machine à relier ainsi que les couvertures sérigraphiées pour chaque reliure des arrêtés et des délibérations. Nous nous adaptons à chaque commune car nos couvertures possèdent des dos de différents formats (de 7 mm à 28 mm) et nous pouvons relier des dossiers d’arrêtés ou de délibérations pouvant aller jusqu’à 280 feuilles en 80 gr.
Pour la conservation des registres de délibérations ou d’arrêtés avant la reliure, nous vous proposons de conserver les feuillets mobiles dans nos reliures provisoires. Les agrafes, les perforations et les classeurs à spirale sont déconseillés.
Après la reliure, il convient de mettre les registres de délibérations ou d’arrêtés à l’abri de la lumière et de la chaleur. L’idéal est de les garder dans une armoire fermée que vous penserez à ouvrir régulièrement pour renouveler l’air.